Cómo facturar la recarga eléctrica a empleados: opciones, fiscalidad y herramientas

Instalas cargadores en el parking de tu empresa. Tus empleados pueden cargar sus coches mientras trabajan. Hasta aquí, todo bien. Pero llega la primera factura de la luz y surge la pregunta que nadie resolvió al principio: ¿quién paga esto?

La gestión del coste de la recarga eléctrica de empleados es uno de los aspectos que más empresas dejan sin resolver cuando instalan cargadores. El resultado suele ser uno de estos dos extremos: la empresa asume todo el coste sin ningún criterio (y la factura crece sin control), o se intenta cobrar a los empleados de una forma poco práctica que genera conflictos.

Esta guía explica las opciones reales, sus implicaciones fiscales y las herramientas disponibles para gestionar el consumo individual de cada empleado.

El contexto: quién usa el cargador y para qué

Antes de decidir cómo gestionar el coste, hay que clarificar quién va a usar los cargadores de empresa y con qué tipo de vehículo:

Empleados con coche de empresa eléctrico o PHEV: El cargador es parte de la política de retribución del vehículo. El coste de la carga suele ser asumido por la empresa como parte del benefit del vehículo de empresa. La gestión es más sencilla porque el uso del cargador es principalmente profesional.

Empleados con coche particular eléctrico o PHEV: La empresa pone a disposición un servicio que reduce el coste de movilidad del empleado. El tratamiento fiscal es diferente: el coste de la energía para uso particular tiene implicaciones como retribución en especie.

Flotas mixtas: Muchas empresas tienen una combinación de los dos casos anteriores, lo que hace necesaria una política clara y un sistema de medición individual.

Visitantes y clientes: Algunos cargadores de empresa se usan también para clientes o visitantes. Este uso es prácticamente siempre gratuito y tiene el tratamiento de gasto de atención a clientes.

Las tres opciones principales de gestión del coste

Opción 1: La empresa asume el 100% del coste (recarga gratuita para el empleado)

Es la opción más sencilla de administrar y la que genera mayor satisfacción del empleado. La empresa instala los cargadores y paga toda la energía que se consume.

Cuándo tiene sentido:

La empresa quiere ofrecer la recarga como benefit para atraer o retener talento
El volumen de recarga de uso personal es bajo y el coste es asumible
La empresa tiene una política clara de sostenibilidad y quiere incentivar el vehículo eléctrico entre empleados

Implicaciones fiscales: La DGT (Dirección General de Tributos) ha establecido que si la empresa cede gratuitamente a los empleados el uso de cargadores para sus vehículos particulares, el valor de la energía consumida tiene la consideración de retribución en especie. Esta retribución debe valorarse al precio de mercado de la energía y computarse en la base imponible del IRPF del empleado.

En la práctica, muchas empresas gestionan esto de dos formas: documentando el consumo por empleado y aplicando el tratamiento fiscal correspondiente, o asumiendo el coste como gasto empresarial deducible sin repercutirlo al empleado (lo que simplifica la gestión pero genera una retribución en especie no declarada si no se gestiona correctamente).

Coste aproximado para la empresa: Un empleado que carga su coche eléctrico de 60 kWh dos o tres veces por semana consume entre 120 y 180 kWh al mes. A 0,15-0,18 €/kWh (coste de la empresa), son 18-32 € al mes por empleado. Para 20 empleados con coche eléctrico: 360-640 € al mes. Un coste manejable como benefit, si se conoce de antemano.

Opción 2: La empresa repercute el coste real al empleado

La empresa mide el consumo individual de cada empleado y le descuenta el importe en nómina o le emite una factura/liquidación periódica.

Cómo funciona: Los cargadores inteligentes con sistema OCPP permiten asignar una identidad a cada sesión de carga (mediante tarjeta RFID, app móvil o PIN). El sistema registra cuántos kWh consumió cada empleado durante el mes. La empresa aplica su coste de energía y descuenta o factura el importe correspondiente.

Ejemplo práctico: El empleado A cargó 150 kWh en el mes. La empresa pagó 0,18 €/kWh. El descuento en nómina es de 27 €. Limpio, transparente y sin ambigüedades.

Ventajas:

Elimina la discusión sobre quién paga qué
Es fiscalmente más limpio: el empleado paga el coste real, no hay retribución en especie
El empleado sigue teniendo acceso a un servicio cómodo (cargar en el trabajo) sin coste adicional para la empresa más allá de la instalación

Inconvenientes:

Requiere infraestructura tecnológica (cargadores con OCPP y sistema de gestión)
Añade gestión administrativa al departamento de Recursos Humanos o finanzas
Puede generar fricción si el empleado no esperaba pagar por la recarga

Opción 3: Modelo híbrido — carga de trabajo gratis, carga personal medida

La empresa distingue entre carga vinculada a uso profesional (visitas a clientes, desplazamientos de trabajo) y carga personal (el empleado carga su coche para uso particular).

La energía consumida en uso profesional es un gasto de empresa sin coste para el empleado. La energía consumida para uso personal se repercute al empleado o tiene el tratamiento de retribución en especie.

Cómo gestionar la distinción: Algunos sistemas de gestión de cargadores permiten al empleado marcar el tipo de sesión (profesional/personal) al iniciar la carga. Otros sistemas usan el calendario del CRM o del sistema de fichaje para inferir si la recarga ocurrió en una jornada con desplazamientos registrados.

Este modelo es el más preciso fiscalmente, pero también el que requiere mayor integración entre el sistema de cargadores, el sistema de gestión de flota y el departamento de RRHH.

La tecnología que hace posible la gestión individual

Para gestionar el coste por empleado, el cargador tiene que poder identificar quién está cargando. Las opciones principales son:

Tarjeta RFID: Cada empleado tiene una tarjeta que acerca al cargador para iniciar la sesión. El sistema registra la sesión a su cuenta. Es la opción más robusta y de mayor adopción en flotas de empresa. Las tarjetas son baratas (2-10 € por unidad) y prácticamente indestructibles.

App móvil: El empleado inicia la carga desde la app del proveedor del cargador. Requiere que el empleado tenga el teléfono siempre consigo y que la app funcione correctamente (conectividad, batería del teléfono). Más cómodo para algunos perfiles, menos fiable operativamente.

PIN personal: El empleado introduce su código en el teclado del cargador. Más propenso a errores y a que los empleados compartan códigos.

Placa de matrícula + reconocimiento por cámara: Tecnología emergente, algunos sistemas identifican al vehículo por la matrícula y asignan automáticamente la sesión al propietario registrado. Aún con implantación limitada.

Plataformas de gestión que facilitan la facturación

Los principales fabricantes de cargadores para empresa ofrecen plataformas de gestión (backend OCPP) con funcionalidades de facturación interna:

Wallbox myWallbox Business: Dashboard con consumo por usuario, exportación CSV para integración con nóminas, configuración de tarifas por grupo de usuario.

Zaptec Portal: Similar funcionalidad, especialmente orientado a edificios de oficinas y flotas con muchos puntos de carga. Permite establecer límites de consumo mensual por usuario.

ABB Terra Management: Plataforma de gestión para instalaciones con múltiples cargadores ABB, con informes de consumo por punto y por usuario.

Soluciones de terceros (EV billing platforms): Plataformas como Monta, Driivz o EV Connect ofrecen gestión de cargadores independientemente del fabricante y funcionalidades de facturación interna más avanzadas.

Cómo estructurar la política de recarga de empleados

Independientemente del modelo que elijas, conviene documentar la política de uso de los cargadores de empresa antes de que surjan los primeros conflictos.

Qué debe incluir la política:

Quién puede usar los cargadores (empleados propietarios de eléctricos o PHEV, visitantes, clientes)
Si la empresa asume el coste o lo repercute al empleado
Si hay distinción entre carga profesional y personal
Cómo se registra y comunica el consumo mensual
Qué ocurre si la demanda supera la capacidad instalada (cómo se gestiona la prioridad)
Si hay horario restringido de carga (solo en horario laboral, 24/7, etc.)

Una política clara, comunicada antes de la instalación, previene el 90% de los conflictos posteriores.

El reembolso de la carga en casa para vehículos de empresa

Un caso relacionado pero diferente: el empleado tiene un coche de empresa eléctrico o PHEV y lo carga en su domicilio. ¿Puede la empresa reembolsarle el coste?

Sí. El coste de la energía consumida en el domicilio del empleado para recargar un vehículo de empresa es un gasto empresarial reembolsable. Para documentarlo correctamente:

El empleado necesita una tarjeta de carga inteligente (charging card) o un wallbox doméstico con medición, para acreditar los kWh consumidos.
La empresa reembolsa al empleado según el consumo registrado multiplicado por un precio de referencia (precio real de la tarifa doméstica del empleado, o el precio oficial de la CNMC para este tipo de compensaciones).
El reembolso documentado no tiene la consideración de retribución en especie, siempre que corresponda a consumo real acreditado.

Varias plataformas de gestión de cargadores (Wallbox, KEBA, Easee) permiten al empleado instalar un dispositivo en casa conectado a la plataforma corporativa, facilitando el registro del consumo doméstico y su reembolso automático.

Conclusión

La recarga eléctrica de empleados en el trabajo es un benefit real y valorado que, bien gestionado, tiene un coste controlado y unas implicaciones fiscales manejables. El error más común es instalarlo sin una política previa y sin la infraestructura tecnológica para medir el consumo individual.

Si estás planificando la instalación de cargadores para empleados y quieres que el sistema esté configurado para gestionar el consumo individual desde el primer día, podemos conectarte con instaladores que integren hardware y plataforma de gestión en un único proyecto.